지출을 관리할 수 있는 5 단계

지출을 관리유지하는 것은 효율적인 조직의 필수 요소입니다. 그러나 무엇이든 관리하기 전에 회사와 관련된 용어, 프로세스 및 예상 결과를 완전히 이해해야합니다. 마지막 블로그 게시물에서 간접 지출 및 관리 지출 (SUM) 정의에 대해 이야기했습니다. 이 기사는 프로세스를 진행하기위한 5 실용적인 단계를 제공합니다.  

지출을 관리하는 것은 일회성 거래가 아니라는 점을 명심하십시오. 관리 대상, 관리 형, 상태를 유지하려면 지출을 정기적으로 재평가해야합니다. 이는 사람들의 작업 방식에도 영향을 미칩니다. 따라서 회사 전체의 이점 (비용 절감, 투명성 등)을 설명하여 최고 경영진을 선점하는 데 먼저 집중해야합니다. 그런 다음 다른 관계자 및 조달 팀 (시간 절약, 효율성 등)에 혜택을 전달하십시오.

더 읽기 : 간접 지출을 정의하고 정복하십시오  

 관계자 바이 인(Buy in)을 보유한 후 다음 단계에 따라 관리에 더 많은 지출을 관리해보십시오.  

1. 지출을 가시화하십시오

명확하게 보이지 않으면 더 많은 지출을 관리 할수밖에 없습니다. 지출 가시성은 핵심입니다. 조직에서 지출하는 비용, 방법 및 범주  이것은 이미 회계 또는 ERP 내에서 추적됩니다. 구매 팀이이 정보에 아직 액세스하지 않은 경우이 정보에 액세스 할 수 있는지 확인하십시오. 이 데이터를 사용하여 항목 프로필 수준의 다른 범주 내에서 현재 지출 금액을 확인할 수있는 지출 프로필을 만들 수 있습니다.

지출을 분석 하셨다면 다음은 ERP와 통합 된 우수한 지출 분석 도구는 계정으로 직접 전송되는 송장을 추적하여 ERP 구매 프로세스를 거치지 않은 지출 금액에 대한 자세한 개요를 준비하셔야 합니다.


2. 프로세스를 구축하십시오

경영진의 지출을 늘리는 것은 경영진의 변화 운동입니다. 목표를 명확하게 정의한 다음 목표를 달성 할 수 있도록 새로운 프로세스를 설정해야합니다. 지출 데이터를 사용하여 목표를 정의한 다음 목표를 이해 관계자에게 명확하게 전달하고 이러한 변경이 조직 전체에 필요한 이유를 설명하십시오. 위에서 언급 한 바와 같이, 이러한 변경 사항은 상위 경영진 인수와 해당 권한을 부여 할 권한이있는 경우 더욱 원활하게 진행됩니다.

구매 프로세스를 개발할 때 e- 조달 솔루션을 조사하고 구현하는 데 얼마나 시간이 걸리는지 조사 합니다 (이는 단계 3에서 자세히 설명합니다). 새로운 e- 조달 도구 및 개선 된 프로세스를 사용하여 시작할 수 있습니다. 지출 분석 도구를 사용하여 진행 상황을 따르고 새운 구매 프로세스가 실제로 어떻게 진행되는지 확인하십시오.  

3. 올바른 전자 조달 도구를 선택하십시오 

전자 조달은 무시하기에는 너무 중요합니다. 전자 소싱없이 지출을 관리 할 수는 있지만 전자 소싱 솔루션을 구현하지 않고 더 많은 지출을 관리 할 수는 없습니다. 전자 조달 도구를 새로운 조달 절차에 통합하고 필수로 만듭니다. 새로운 프로세스를 따르는 것은 절차를 무시하는 것보다 쉽습니다.  

ProcurementFlow 솔루션을 사용하면 모든 요청을 조달 팀에 전달하고 이를 관리 할 수 있습니다. 승인 흐름을 설정하고 전자 소싱 이벤트를 실행할 수 있습니다. 구매 목표를 달성하는 데 도움이되는 방식으로 올바르게 사용되도록 하십시오. (PS 이미 솔루션을 구현했지만 아직 목표에 도달하지 못한 경우 단계 5을 고려하십시오.) 

4. 구매자를 슈퍼 히어로로 전환

전자 요청 도구 및 SRM이있는 경우 모든 공급 업체 (직접 및 간접)를 시스템에 한 번에 업로드해야합니다. 요청자가 작업에 익숙한 공급 업체를 쉽게 찾을 수 있으면 도구를 통해 요청을 실행할 가능성이 높아집니다. 새 시스템을 처음부터 전체 지출 범위에서 사용하십시오.  

시스템의 모든 요청을 처리 한 후 조달 팀은 승인이 필요한지 여부를 결정한 다음 PO 작성, RFx 실행, 새 공급 업체 찾기, 계약 조건 협상 또는 기타 방식으로 지출 관리를 진행할 수 있습니다. 조직에 가치를 더합니다. 이해 관계자가 이전에 본 적이없는 효율성을 보여 주어 구매자를 구매 슈퍼 히어로로 전환하십시오.  

공급 업체를 전자 소싱 솔루션에 입력하는 것 외에도 원하는 공급 업체를 적절하게 등록했는지 확인하는 것도 중요합니다. 구현 후에는 공급 업체에게 절차 변경 사항을 알리고 지원을 제공하며 질문이나 우려 사항에 대해 답변하십시오. 소싱은 양방향 거리이며 공급 업체가 새로운 시스템을 이해하지 못하면 규정 된 관리 시스템 외부로 구매자와 협력하려고 할 수 있습니다.


5. 요청자가 간단하게 유지

조달 부서 안팎의 요청자는 관리에 더 많은 지출을하는 데 가장 큰 장애물입니다. 그들이 매버릭을 즐기는 것을 좋아하지는 않습니다. 이메일 또는 전화를 통해 요청을 처리하는 것보다 기존 솔루션을 통해 요청 및 요청을 실행하는 데 더 많은 시간과 에너지가 소요될 수 있기 때문입니다.  

이러한 함정을 피하려면 요청자를 고객으로 생각하십시오. 더 나은 고객 서비스와 사용자 경험을 제공하기 위해 무엇을 할 수 있습니까?
이메일 작성처럼 간단하게 요청하십시오. ProcurementFlow와 같은 적절한 전자 조달 시스템은 조달 부서와의 모든 커뮤니케이션을 캡처하고 퍼널합니다. 이를 통해 요청자와 구매자 간의 대화가 가능해지며 모든 중요한 정보가 한 곳에 안전하게 보관됩니다.  

지출을 관리하고 유지하려면 현재 요구 사항을 철저히 매핑하고 조직과 직원에게 적합한 절차를 설정해야합니다. 좋은 시스템을 운영하기 위해 노력하십시오. 나중에 원활하게 작동하게하는 것은 투자입니다. 올바른 도구를 구현하는 것은 방정식의 큰 부분입니다.  

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